Algemene voorwaarden

Deze algemene voorwaarden gelden voor het gebruik van Qantara Recruit, het recruitmentplatform van Qantara. Door een organisatie te registreren of een account te gebruiken ga je namens je organisatie akkoord met deze voorwaarden en met de verwerkersovereenkomst, die er deel van uitmaakt.

Artikel 1. Definities

1. Qantara: de in Nederland gevestigde aanbieder van Qantara Recruit, bereikbaar via support@qantara.digital.
2. Dienst: Qantara Recruit, de online software voor recruitment die Qantara beschikbaar stelt op recruit.qantara.digital, inclusief de bijbehorende e-mails, koppelingen en documentatie.
3. Klant: de organisatie die zich voor de dienst heeft geregistreerd en namens wie de beheerder deze voorwaarden heeft aanvaard.
4. Beheerder: de gebruiker van de klant met de rol beheerder, die de organisatie heeft geregistreerd of door een andere beheerder is aangewezen.
5. Gebruiker: iedere natuurlijke persoon met een account dat bij de klant hoort.
6. Klantgegevens: alle gegevens die de klant en haar gebruikers in de dienst invoeren of laten invoeren, waaronder gegevens van kandidaten, opdrachtgevers en contactpersonen, documenten en notities.
7. Pilotfase: de periode waarin Qantara de dienst zonder vergoeding beschikbaar stelt, zoals beschreven in artikel 9.

Artikel 2. Toepasselijkheid

1. Deze voorwaarden gelden voor elk gebruik van de dienst. Inkoop- of andere voorwaarden van de klant zijn niet van toepassing.
2. Afwijkingen gelden alleen als Qantara ze schriftelijk heeft bevestigd.
3. Bij strijd tussen deze voorwaarden en de verwerkersovereenkomst gaat de verwerkersovereenkomst voor waar het de verwerking van persoonsgegevens betreft.

Artikel 3. Registratie en accounts

1. De persoon die een organisatie registreert verklaart bevoegd te zijn de klant te vertegenwoordigen en wordt de eerste beheerder.
2. De klant zorgt dat de gegevens van de organisatie en van de gebruikers juist en actueel zijn.
3. Accounts zijn persoonlijk. Inloggegevens worden niet gedeeld. Tweestapsverificatie is verplicht voor iedere gebruiker; de beheerder kan dit beleid niet uitschakelen.
4. De klant is verantwoordelijk voor alles wat onder haar accounts gebeurt en meldt vermoedens van misbruik of verlies van inloggegevens direct aan Qantara.
5. Qantara mag een account of de toegang van de klant opschorten bij een ernstige beveiligingsdreiging, bij misbruik of bij overtreding van deze voorwaarden, en informeert de klant daarover zo snel mogelijk.

Artikel 4. De dienst

1. Qantara stelt de dienst beschikbaar zoals die op het moment van gebruik is ("as is"). Qantara ontwikkelt de dienst voortdurend door en mag functies toevoegen, wijzigen of verwijderen. Wijzigingen die het gebruik wezenlijk beperken kondigt Qantara ten minste 30 dagen vooraf aan.
2. Qantara verleent de klant voor de duur van de overeenkomst een niet-exclusief, niet-overdraagbaar recht om de dienst te gebruiken voor haar eigen recruitmentactiviteiten.
3. Qantara spant zich in de dienst beschikbaar te houden, maakt dagelijks back-ups en bewaakt de dienst, maar garandeert tijdens de pilotfase geen beschikbaarheidsniveau. Onderhoud kondigt Qantara waar mogelijk vooraf aan.
4. Ondersteuning verloopt per e-mail via support@qantara.digital op werkdagen.

Artikel 5. Gebruik van de dienst door de klant

1. De klant gebruikt de dienst alleen voor rechtmatige recruitmentdoeleinden en in overeenstemming met de wet, waaronder de AVG en de Wet allocatie arbeidskrachten door intermediairs (Waadi) voor zover van toepassing.
2. De klant is verwerkingsverantwoordelijke voor de klantgegevens. Zij zorgt voor een geldige grondslag, informeert kandidaten en andere betrokkenen over de verwerking en handelt hun verzoeken af. Qantara stelt daarvoor een voorbeeldtekst beschikbaar.
3. De klant voert geen bijzondere persoonsgegevens (zoals gezondheid, geloof of strafrechtelijk verleden) en geen burgerservicenummers of andere nationale identificatienummers in de dienst in, ook niet in vrije tekst of documenten, tenzij een functie van de dienst daar uitdrukkelijk voor is bedoeld.
4. De dienst kan met kunstmatige intelligentie voorstellen doen, bijvoorbeeld bij het inlezen van een cv. Een voorstel is geen besluit: een gebruiker controleert en bevestigt elk voorstel. De klant neemt geen besluiten over personen uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking.
5. De klant maakt geen inbreuk op de beveiliging van de dienst, probeert geen toegang te krijgen tot gegevens van andere klanten, belast de dienst niet onevenredig en gebruikt de dienst niet om ongevraagde berichten te versturen.
6. De klant verleent Qantara het recht de klantgegevens te verwerken voor zover nodig om de dienst te leveren, te beveiligen en te ondersteunen. Qantara gebruikt klantgegevens niet voor andere doelen en niet om AI-modellen te trainen.

Artikel 5a. Koppelingen met diensten van derden

1. De klant kan de dienst koppelen aan een dienst van een derde, zoals een mailbox, agenda of adresboek van Microsoft 365 of Google Workspace of een WhatsApp Business-account bij Meta. Qantara koppelt alleen zakelijke accounts, geen persoonlijke accounts zoals Outlook.com, Hotmail of Gmail. Een koppeling staat standaard uit; de klant, of een gebruiker als de klant dat toestaat, zet haar zelf aan.
2. Voor de dienst van de derde sluit de klant zelf een overeenkomst met die derde en volgt zij diens voorwaarden en beleid. Voor WhatsApp zijn dat onder meer de voorwaarden van Meta voor WhatsApp Business en het WhatsApp Business Messaging-beleid (WhatsApp Business Messaging Policy). De klant houdt haar eigen WhatsApp Business-account, nummers en betaalmethode bij Meta.
3. Door WhatsApp te koppelen machtigt de klant Qantara om namens haar, via haar WhatsApp Business-account, berichten en meldingen van Meta te ontvangen, berichten te versturen op handeling van haar gebruikers, berichtsjablonen en gegevens over het account en de nummers op te halen en een nummer voor de Cloud API te registreren. De gebruiker die WhatsApp koppelt, verklaart daartoe namens de klant bevoegd te zijn. Qantara verstuurt nooit uit zichzelf berichten.
4. De klant stuurt een berichtsjabloon alleen aan iemand die haar toestemming heeft gegeven om via WhatsApp contact op te nemen, en respecteert afmeldingen. Zij vraagt via WhatsApp niet om gegevens als bedoeld in artikel 5 lid 3, om rekening- of betaalkaartnummers of om kopieën van identiteitsbewijzen.
5. Meta brengt de kosten van WhatsApp-berichten volgens haar eigen tarieven rechtstreeks bij de klant in rekening. Qantara rekent daar niets bovenop.
6. Qantara is niet verantwoordelijk voor de beschikbaarheid, de beslissingen en de tarieven van de derde, zoals het afkeuren van een berichtsjabloon of het beperken van een nummer of account. Kan Qantara een koppeling niet langer aanbieden omdat de derde dat eist of zijn dienst wijzigt, dan informeert Qantara de klant zo snel mogelijk.
7. De klant kan een koppeling op elk moment beëindigen. Na het ontkoppelen van WhatsApp ontvangt en verstuurt Qantara geen berichten meer voor dat account en verwijdert Qantara direct de koppelingssleutel. Gesprekken die al in de dienst staan, bewaart en verwijdert Qantara volgens de verwerkersovereenkomst en de privacyverklaring.

Artikel 6. Persoonsgegevens

De verwerking van persoonsgegevens door Qantara in opdracht van de klant is geregeld in de verwerkersovereenkomst. De lijst van subverwerkers staat op /subverwerkers. De verwerking waarvoor Qantara zelf verwerkingsverantwoordelijke is, staat in de privacyverklaring.

Artikel 7. Intellectueel eigendom en klantgegevens

1. Alle rechten op de dienst, de software, de vormgeving en de documentatie berusten bij Qantara of haar licentiegevers. De klant krijgt alleen het gebruiksrecht van artikel 4.
2. De klantgegevens blijven eigendom van de klant. Qantara maakt er geen aanspraak op.
3. De klant mag de dienst niet kopiëren, decompileren, doorverkopen of aan derden ter beschikking stellen, anders dan aan haar eigen gebruikers.
4. Feedback en suggesties van de klant mag Qantara vrij gebruiken om de dienst te verbeteren.

Artikel 8. Geheimhouding

1. Partijen houden vertrouwelijke informatie van elkaar geheim en gebruiken die alleen voor de uitvoering van de overeenkomst. Vertrouwelijke informatie omvat in elk geval de klantgegevens en de niet-openbare werking van de dienst.
2. Deze verplichting blijft bestaan na het einde van de overeenkomst.

Artikel 9. Vergoeding en pilotfase

1. Tijdens de pilotfase stelt Qantara de dienst zonder vergoeding beschikbaar. Er geldt in die fase geen beschikbaarheidsgarantie en geen recht op specifieke functies.
2. Qantara kan de pilotfase beëindigen en een betaald abonnement introduceren. Qantara kondigt de tarieven en de ingangsdatum ten minste 30 dagen vooraf per e-mail aan de beheerders aan. De klant kan tot die ingangsdatum opzeggen zonder kosten; gebruikt de klant de dienst na de ingangsdatum, dan gelden de aangekondigde tarieven.
3. Zodra een vergoeding geldt, factureert Qantara maandelijks of jaarlijks vooraf, met een betaaltermijn van 14 dagen. Alle bedragen zijn exclusief btw.

Artikel 10. Duur en beëindiging

1. De overeenkomst gaat in bij registratie en geldt voor onbepaalde tijd.
2. De klant kan op elk moment opzeggen via een beheerder, door een e-mail aan support@qantara.digital.
3. Qantara kan de overeenkomst opzeggen met een opzegtermijn van 30 dagen, en met onmiddellijke ingang als de klant deze voorwaarden ernstig schendt, in staat van faillissement verkeert of de dienst langer dan 12 maanden niet gebruikt.
4. Tot 30 dagen na het einde van de overeenkomst kan de klant een export van de klantgegevens in een gangbaar formaat opvragen. Daarna verwijdert Qantara de klantgegevens volgens de verwerkersovereenkomst.

Artikel 11. Aansprakelijkheid

1. Tijdens de pilotfase, waarin de dienst gratis is, is Qantara niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit het gebruik of de onbeschikbaarheid van de dienst, behalve bij opzet of bewuste roekeloosheid van Qantara.
2. Zodra een vergoeding geldt, is de aansprakelijkheid van Qantara per gebeurtenis en per jaar beperkt tot het bedrag dat de klant in de 12 maanden vóór de schadeveroorzakende gebeurtenis aan Qantara heeft betaald.
3. Qantara is nooit aansprakelijk voor indirecte schade, zoals gederfde winst, gemiste besparingen, verlies van gegevens dat door de klant had kunnen worden voorkomen, of schade door onjuiste of onrechtmatige klantgegevens.
4. De beperkingen in dit artikel gelden niet voor zover de wet dat verbiedt, en niet voor aanspraken op grond van de verwerkersovereenkomst waarvoor die overeenkomst een eigen regeling kent.
5. De klant vrijwaart Qantara voor aanspraken van derden, waaronder kandidaten, die voortvloeien uit een verwerking van klantgegevens die in strijd is met de wet of met deze voorwaarden.

Artikel 12. Overmacht

Qantara is niet gehouden tot nakoming als dat onmogelijk is door omstandigheden buiten haar invloed, zoals storingen bij hostingproviders, netwerk- of stroomstoringen, aanvallen op de infrastructuur of overheidsmaatregelen. Duurt de overmacht langer dan 30 dagen, dan mogen beide partijen de overeenkomst beëindigen.

Artikel 13. Wijziging van deze voorwaarden

1. Qantara mag deze voorwaarden wijzigen. Een nieuwe versie krijgt een nieuwe ingangsdatum.
2. Inhoudelijke wijzigingen kondigt Qantara ten minste 30 dagen vooraf per e-mail aan de beheerders aan. Een beheerder bevestigt de nieuwe versie in de dienst. Gaat de klant niet akkoord, dan kan zij tot de ingangsdatum opzeggen.
3. De versie die de klant heeft aanvaard, en wanneer, wordt in de dienst vastgelegd.

Artikel 14. Toepasselijk recht en geschillen

1. Op deze voorwaarden en op elk gebruik van de dienst is Nederlands recht van toepassing.
2. Geschillen leggen partijen eerst aan elkaar voor om tot een oplossing te komen. Lukt dat niet, dan is de rechtbank van het arrondissement waarin Qantara is gevestigd bevoegd, tenzij de wet dwingend een andere rechter aanwijst.

Artikel 15. Overige bepalingen

1. Is een bepaling van deze voorwaarden ongeldig, dan blijven de overige bepalingen gelden en vervangen partijen de ongeldige bepaling door een geldige die de bedoeling zo dicht mogelijk benadert.
2. Qantara mag haar rechten en verplichtingen overdragen aan een rechtsopvolger die de dienst voortzet; de klant wordt daarover geïnformeerd.
3. Vragen over deze voorwaarden: support@qantara.digital.