Privacyverklaring
Versie 2026-10-16 · geldig vanaf 16 oktober 2026
Deze privacyverklaring gaat over Qantara Recruit, het recruitmentplatform van Qantara. Ze beschrijft welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom, hoe lang en welke rechten je hebt. Voor de website qantara.digital geldt het aparte privacybeleid van Qantara.
1. Wie wij zijn
Qantara (qantara.digital) is een in Nederland gevestigde dienstverlener en de aanbieder van Qantara Recruit. Voor vragen over privacy en voor het uitoefenen van je rechten bereik je ons via privacy@qantara.digital. Voor alle andere vragen: support@qantara.digital.
2. Twee rollen: verwerker en verwerkingsverantwoordelijke
Qantara Recruit wordt gebruikt door organisaties (recruitmentbureaus en werkgevers, hierna "de klant") om kandidaten, vacatures, opdrachtgevers en contactpersonen te beheren.
- Voor de gegevens die de klant in Qantara Recruit invoert of via een koppeling ontvangt (kandidaten, contactpersonen, notities, documenten, foto's en logo's en, als de klant WhatsApp koppelt, WhatsApp-gesprekken) is de klant verwerkingsverantwoordelijke en is Qantara verwerker. Wij verwerken die gegevens alleen in opdracht van de klant, volgens de verwerkersovereenkomst. Ben je kandidaat en wil je weten wat er met je gegevens gebeurt, neem dan contact op met de organisatie die je gegevens heeft vastgelegd of met wie je via WhatsApp contact had. Zij informeert je en beantwoordt je verzoeken; wij helpen haar daarbij.
- Voor de gegevens die nodig zijn om de dienst te leveren en te beveiligen (accounts van gebruikers, inloggegevens, logboeken, het contactformulier en later facturatie) is Qantara verwerkingsverantwoordelijke. Daarover gaat de rest van deze verklaring; §8, §9 en §10 beschrijven daarnaast wat wij als verwerker doen met WhatsApp-gesprekken, met gekoppelde mailboxen, agenda's en adresboeken en met foto's en logo's bij dossiers.
3. Welke gegevens wij als verwerkingsverantwoordelijke verwerken
| Categorie | Gegevens | Van wie |
|---|---|---|
| Account | Voor- en achternaam, zakelijk e-mailadres, organisatie, rol, versleuteld wachtwoord (hash), instellingen en voorkeuren | Gebruikers van de klant |
| Tweestapsverificatie | Geheim van je authenticator-app (versleuteld opgeslagen) en herstelcodes (als hash) | Gebruikers |
| Beveiliging en gebruik | Sessies, IP-adres, browser (user agent), tijdstippen van inloggen en belangrijke handelingen (het audit-logboek) | Gebruikers |
| Mail-, agenda- en adresboekkoppeling | Alleen als je organisatie of jij die aanzet: welk Microsoft 365- of Google Workspace-account aan welke gebruiker is gekoppeld, het e-mailadres van dat account, de instellingen van de koppeling en de koppelingstokens (versleuteld opgeslagen) | Gebruikers |
| Pushmeldingen | Alleen als je ze aanzet: per apparaat het adres en de sleutels die je browser daarvoor geeft (maximaal 10 apparaten) en je voorkeuren voor meldingen | Gebruikers |
| WhatsApp-koppeling | Alleen als de klant WhatsApp koppelt: wie het WhatsApp Business-account koppelde of ontkoppelde en wanneer, de koppelingssleutel van dat account (versleuteld opgeslagen) en in het audit-logboek welke gebruiker een WhatsApp-bericht verstuurde of welk bericht werd tegengehouden, zonder de inhoud | Gebruikers en de klant |
| E-mailverzending | Of een systeemmail is afgeleverd (zonder de inhoud te bewaren) | Gebruikers en, voor afspraakmails, kandidaten |
| Contactformulier | Naam, e-mailadres en je bericht | Bezoekers |
| Facturatie (zodra van toepassing) | Factuurgegevens van de organisatie | Klant |
Wij verwerken als verwerkingsverantwoordelijke geen bijzondere persoonsgegevens en geen burgerservicenummers.
4. Waarvoor en op welke grondslag
| Doel | Grondslag |
|---|---|
| Je account aanmaken, je laten inloggen en de dienst leveren | Uitvoering van de overeenkomst met de klant |
| Je account en de gegevens van alle klanten beveiligen (tweestapsverificatie, limieten op inlogpogingen, audit-logboek) | Gerechtvaardigd belang: beveiliging en misbruikpreventie |
| De WhatsApp-koppeling leveren en beveiligen (wie koppelde, status van het nummer, audit-logboek van verzonden en tegengehouden berichten zonder inhoud) | Uitvoering van de overeenkomst met de klant; gerechtvaardigd belang: beveiliging en misbruikpreventie |
| Systeemmails sturen (verificatiecodes, uitnodigingen, wachtwoordwijzigingen, meldingen) | Uitvoering van de overeenkomst |
| Je contactbericht beantwoorden | Gerechtvaardigd belang: reageren op je vraag |
| Factureren en onze administratie voeren | Wettelijke verplichting en uitvoering van de overeenkomst |
Wij gebruiken gegevens niet voor marketing of reclame en verkopen ze nooit, ook niet de gegevens die wij via WhatsApp of Meta ontvangen.
5. Hoe lang wij gegevens bewaren
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Account | Zolang je lid bent van een organisatie in Qantara Recruit. Bevestig je na het registreren je e-mailadres niet binnen 7 dagen, dan verwijderen wij je account automatisch, samen met de organisatie die je bij het registreren hebt aangemaakt; daarna kun je je met hetzelfde e-mailadres opnieuw registreren. Na beëindiging van de overeenkomst met de klant verwijderen wij de gegevens van de organisatie binnen 30 dagen (zie de verwerkersovereenkomst) |
| Sessies | Een sessie vervalt na 24 uur zonder activiteit en uiterlijk 7 dagen na het inloggen. Verificatiecodes vervallen na 10 minuten, herstellinks na 30 minuten, uitnodigingen na 7 dagen |
| Audit-logboek | Maximaal 24 maanden |
| Afleverlogboek van e-mail | Maximaal 12 maanden, zonder inhoud |
| Mail-, agenda- en adresboekkoppeling | De koppelingstokens tot het ontkoppelen; dan verwijderen wij ze direct. Voor mail, agenda en adresboek zelf: zie §9 |
| Pushmeldingen | Tot je een apparaat uitzet, of tot de pushdienst meldt dat het apparaat niet meer bestaat |
| WhatsApp-koppeling | De koppelingssleutel tot het ontkoppelen; dan verwijderen wij hem direct. Vermeldingen in het audit-logboek maximaal 24 maanden. Voor de WhatsApp-gesprekken zelf: zie §8 |
| Technische logbestanden | Enkele dagen (automatische rotatie); e-mailadressen en sleutels worden daarin gemaskeerd |
| Back-ups | Dagelijks; een back-up verloopt uiterlijk 35 dagen na het maken |
| Contactformulier | Maximaal 12 maanden na afhandeling |
| Facturatie | 7 jaar (fiscale bewaarplicht) |
6. Met wie wij gegevens delen
Wij delen gegevens alleen met de subverwerkers die nodig zijn om de dienst te leveren (hosting en back-ups in Nederland, AI-verwerking en e-mail in de Europese Unie) en met diensten van derden die een klant zelf koppelt, zoals een mailbox of agenda van Microsoft 365 of Google Workspace of WhatsApp Business van Meta. De actuele lijst staat op /subverwerkers. Zelf geven wij geen gegevens door buiten de Europese Economische Ruimte. Een dienst die een klant zelf koppelt, kan gegevens wel buiten de Europese Economische Ruimte verwerken, volgens de overeenkomst die de klant met die derde heeft; voor WhatsApp staat dat in §8. Wij verstrekken alleen gegevens aan overheden als de wet ons daartoe verplicht.
7. Kunstmatige intelligentie
Qantara Recruit kan de tekst van een cv automatisch in velden zetten en een zoekopdracht in gewone taal begrijpen. Daarvoor gebruiken wij AI-modellen die in de Europese Unie draaien; de aanbieder gebruikt de gegevens niet om modellen te trainen en bewaart ze niet. Elk voorstel van de AI wordt door een medewerker van de klant gecontroleerd voordat het wordt overgenomen. Qantara Recruit neemt geen geautomatiseerde besluiten over personen en kent geen scores of rangordes toe aan kandidaten. Afgeschermde gegevens zoals geboortedatum en nationaliteit worden nooit naar een AI-model gestuurd. Foto's bij dossiers gaan nooit naar een AI-model en Qantara Recruit doet geen gezichtsherkenning (zie §10).
8. WhatsApp Business
English summary of this section
Een klant kan haar eigen WhatsApp Business-nummer aan Qantara Recruit koppelen via het WhatsApp Business Platform (Cloud API) van Meta. De klant doet dat zelf, in het aanmeldvenster van Meta. Zij houdt haar eigen WhatsApp Business-account, nummer en betaalmethode bij Meta en aanvaardt daarbij zelf de voorwaarden van Meta. Koppelt een klant geen WhatsApp, dan verwerken wij voor die klant geen WhatsApp-gegevens.
Rollen. De klant is verwerkingsverantwoordelijke voor haar WhatsApp-gesprekken. Qantara verwerkt die gesprekken als verwerker, alleen in opdracht van de klant en volgens de verwerkersovereenkomst. WhatsApp Ireland Limited, een bedrijf van Meta, verwerkt de berichten voor de Cloud API als verwerker van de klant, onder de voorwaarden die de klant zelf met Meta sluit; Meta is geen subverwerker van Qantara. Voor je eigen gebruik van WhatsApp geldt het privacybeleid van WhatsApp. Qantara is zelf verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die nodig zijn om de koppeling te leveren en te beveiligen (zie §3).
Wat wij ontvangen en bewaren. Wij ontvangen van Meta en bewaren namens de klant:
- over het gekoppelde account en nummer: de id's van het WhatsApp Business-account en het nummer, het telefoonnummer, de weergavenaam, de status en kwaliteit van het nummer en de berichtsjablonen van de klant;
- per gesprek: het telefoonnummer, de WhatsApp-id en de profielnaam van de persoon met wie de klant berichten uitwisselt, en of die persoon zich heeft afgemeld;
- per bericht: de inhoud (tekst en bestanden, zoals documenten, afbeeldingen en spraakberichten), het tijdstip en de afleverstatus;
- bij een nummer dat ook in de WhatsApp Business-app op de telefoon blijft: ook de nieuwe berichten die de klant vanaf die telefoon verstuurt. Oude gesprekken en de contactenlijst uit de app halen wij niet op.
Wij bewaren berichten en bestanden zelf, omdat Meta ze maar één keer aan ons doorstuurt. Bestanden halen wij direct bij Meta op en slaan wij versleuteld op. Video's, bestanden groter dan 25 MB en andere bestandstypen dan pdf, Word, afbeeldingen, audio en tekst slaan wij niet op. Bij een verzonden bericht leggen wij vast welke gebruiker het verstuurde. De koppelingssleutel (token) van het WhatsApp Business-account bewaren wij versleuteld. Uit het persoonlijke Facebook-account van de gebruiker die koppelt, vragen wij geen gegevens op.
Waarvoor wij dit gebruiken. Alleen om de dienst voor de klant te leveren. Wij tonen de gesprekken bij de juiste kandidaat of contactpersoon en in de gedeelde inbox van de klant, zodat medewerkers van de klant kunnen antwoorden, een goedgekeurd berichtsjabloon kunnen kiezen en bestanden kunnen opslaan bij een kandidaat of contactpersoon. Een gesprek wordt alleen automatisch gekoppeld als het telefoonnummer of de WhatsApp-id precies overeenkomt met één kandidaat of contactpersoon van de klant; anders beslist een medewerker. Wij koppelen nooit op naam. Staan er in een ontvangen bericht contactgegevens (een telefoonnummer, e-mailadres of LinkedIn-profiellink) die nog niet bij de kandidaat of contactpersoon staan, dan kan Qantara Recruit met vaste regels, zonder AI, voorstellen om ze over te nemen; een medewerker beslist. Zo'n voorstel bevat een kort citaat uit het bericht. Dat citaat verdwijnt als het bericht wordt verwijderd.
Wat wij niet doen. Wij verkopen en verhuren WhatsApp-gegevens niet, gebruiken ze niet voor reclame of marketing, delen ze niet met andere klanten en gebruiken ze niet om AI-modellen te trainen. De gegevens van elke klant zijn in de database strikt gescheiden van die van andere klanten. Wij geven ze alleen aan Meta, om berichten te versturen, en aan onze subverwerkers; aan overheden alleen als de wet ons daartoe verplicht. Geen AI-model leest WhatsApp-berichten. Alleen als een medewerker een ontvangen bestand zelf als cv laat inlezen, gaat dat bestand door de cv-inleesfunctie van §7. Qantara Recruit verstuurt nooit automatisch WhatsApp-berichten: elk bericht verstuurt een medewerker van de klant zelf. Alleen gebruikers met het recht om WhatsApp te gebruiken kunnen gesprekken lezen en berichten versturen.
Bescherming. In de tekst van binnenkomende berichten vervangen wij burgerservicenummers en rekeningnummers (IBAN) voordat wij die tekst opslaan. Bestanden passen wij niet aan. Een uitgaand bericht dat vraagt om een rekeningnummer, een burgerservicenummer of een kopie van een identiteitsbewijs, houden wij tegen. Elk verzonden of tegengehouden bericht leggen wij vast in het audit-logboek, zonder de inhoud.
Afmelden. Stuur je "STOP", "afmelden" of "uitschrijven" als los bericht naar het nummer van een klant, of gebruik je de afmeldknop in een bericht, dan legt Qantara Recruit dat vast. De klant kan je daarna geen berichtsjablonen meer sturen. Berichtsjablonen zijn de berichten die een organisatie je via WhatsApp mag sturen als je haar de afgelopen 24 uur geen bericht hebt gestuurd. Zet je in WhatsApp de marketingberichten van de klant uit, dan houden wij ook die tegen. Stuur je later zelf weer een bericht, dan kan de klant daarop antwoorden. Je kunt het nummer van de klant ook in WhatsApp blokkeren.
Bewaartermijnen.
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Berichten en bestanden in een gesprek dat aan een kandidaat of contactpersoon gekoppeld is | 24 maanden na het bericht. Eerder als een medewerker het bericht verwijdert of als de kandidaat wordt geanonimiseerd, met de hand of via de bewaartermijnen die de klant instelt |
| Telefoonnummer, WhatsApp-id, profielnaam en afmelding van zo'n gesprek | Zolang het gesprek aan de kandidaat of contactpersoon gekoppeld is |
| Gesprekken die niet aan een kandidaat of contactpersoon gekoppeld zijn | 30 dagen na het laatste bericht, of na het ontkoppelen door een medewerker als dat later is; dan verwijderen wij het hele gesprek |
| Geblokkeerde gesprekken | De berichten 30 dagen na het laatste bericht. Het gesprek zelf (nummer, WhatsApp-id en profielnaam, zonder berichten) bewaren wij zolang de blokkade geldt, zodat die blijft werken |
| Ontvangen bestanden die niet bij een kandidaat of contactpersoon zijn opgeslagen | 28 dagen na het bericht |
| Ruwe meldingen van Meta (webhooks) | 7 dagen. De inhoud van berichten wissen wij daaruit zodra de melding is verwerkt |
| Koppelingssleutel (token) | Tot het ontkoppelen, of tot Meta ons meldt dat de klant Qantara heeft verwijderd; dan verwijderen wij hem direct |
| Gegevens van het gekoppelde account en nummer, en de berichtsjablonen | Zolang de overeenkomst met de klant loopt |
Wat wij verwijderen, kan nog tot 35 dagen in een back-up staan (zie §5). Eindigt de overeenkomst met de klant, dan verwijderen wij alle WhatsApp-gegevens van die klant volgens artikel 8 van de verwerkersovereenkomst.
Meta en doorgifte buiten de EER. Qantara bewaart WhatsApp-gegevens, net als alle andere gegevens, in Nederland. Voor het ontvangen en versturen van berichten wisselen wij gegevens uit met Meta. Volgens Meta bewaart de Cloud API berichten maximaal 30 dagen. WhatsApp Ireland Limited kan gegevens doorgeven aan WhatsApp LLC en andere Meta-bedrijven in de Verenigde Staten; Meta gebruikt daarvoor het EU-VS Data Privacy Framework of een ander doorgiftemechanisme dat de AVG toestaat. Bij een nummer dat alleen via de Cloud API werkt, vragen wij Meta bij het registreren om lokale opslag in Duitsland. Meta bewaart de inhoud van berichten (tekst en bestanden) dan alleen in datacenters in Duitsland, maar kan berichten tijdens de verwerking tot 60 minuten in andere datacenters van Meta verwerken. Lokale opslag geldt alleen voor de inhoud van berichten, niet voor alle gegevens die Meta verwerkt. Bij een nummer dat ook in de WhatsApp Business-app blijft, vragen wij geen lokale opslag aan; de berichten staan dan ook in de app op de telefoon van de klant.
Ontkoppelen en verwijderen. De klant kan WhatsApp op elk moment ontkoppelen in Qantara Recruit (Instellingen → Koppelingen) of Qantara verwijderen in haar bedrijfsinstellingen bij Meta. Ontkoppelt de klant in Qantara Recruit, of meldt Meta ons dat de klant Qantara heeft verwijderd, dan verwijderen wij direct de koppelingssleutel en ontvangen en versturen wij geen berichten meer voor dat account. Gesprekken die al in Qantara Recruit staan, blijven van de klant en worden verwijderd volgens de bewaartermijnen hierboven, of eerder als de klant daarom vraagt (verwerkersovereenkomst, artikel 4 lid 4).
Inzage of verwijdering aanvragen. Heb je via WhatsApp contact gehad met een organisatie die Qantara Recruit gebruikt, en wil je je gegevens inzien of laten verwijderen? Vraag het aan die organisatie, of mail naar privacy@qantara.digital. Wij sturen je verzoek door of helpen de organisatie het uit te voeren. Ben je beheerder van een klant, dan kun je WhatsApp zelf ontkoppelen, losse berichten en bestanden verwijderen of ons via hetzelfde adres vragen de WhatsApp-gegevens van je organisatie te verwijderen; dat doen wij binnen 30 dagen.
9. Mail, agenda en adresboek
Een klant kan de zakelijke mailboxen, agenda's en adresboeken van haar gebruikers bij Microsoft 365 of Google Workspace aan Qantara Recruit koppelen. Bij Microsoft geeft een beheerder van de klant daarvoor toestemming in Microsoft Entra, of koppelt een gebruiker zijn eigen Microsoft 365-werkaccount als de klant dat toestaat. Bij Google zet een beheerder van de klant domeinbrede delegatie aan in Google Workspace. Persoonlijke accounts zoals Outlook.com, Hotmail of Gmail kunnen niet worden gekoppeld. De klant is verwerkingsverantwoordelijke en Qantara is verwerker. Microsoft en Google verwerken de mail, agenda's en contacten voor de klant, onder de overeenkomst die de klant zelf met hen heeft; zij zijn geen subverwerkers van Qantara. De koppelingstokens bewaren wij versleuteld.
Mail. Qantara Recruit leest en verstuurt mail live in de mailbox bij Microsoft of Google. De inhoud van berichten en bijlagen bewaren wij niet; concepten staan in de mailbox zelf. Alleen de eigenaar van een mailbox kan die in Qantara Recruit openen, nooit een collega. Een bijlage kun je bekijken zonder dat Qantara die opslaat. Uit een mail bewaren wij alleen wat een gebruiker zelf opslaat, zoals een bijlage bij een kandidaat of contactpersoon, of gegevens uit een handtekening als hij een dossier aanmaakt of bijwerkt. Van een verzonden mail leggen wij in het audit-logboek alleen aantallen vast, geen inhoud.
Mail op de tijdlijn. Als deze functie aanstaat, legt Qantara Recruit van mail tussen een gekoppelde mailbox en een kandidaat of contactpersoon alleen vast: het onderwerp, of de mail ontvangen of verstuurd is, het tijdstip, of er een bijlage was, het e-mailadres van de kandidaat of contactpersoon en de verwijzing naar het bericht bij Microsoft of Google. Een mail wordt alleen gekoppeld als een e-mailadres precies overeenkomt; andere mail leggen wij niet vast. Wie het dossier mag inzien, ziet die regel; alleen de eigenaar van de mailbox kan de mail zelf openen.
Adresboek. Als de synchronisatie aanstaat, kopiëren wij uit het adresboek van een gekoppelde mailbox per contact de naam, e-mailadressen, telefoonnummers, het bedrijf en de functie; geen notities, foto's of verjaardagen. Heeft een contact een foto en hoort zijn e-mailadres bij precies één contactpersoon van de klant, dan zetten wij die foto bij die contactpersoon (zie §10). Alleen de eigenaar van de mailbox ziet die contacten. Wij gebruiken ze voor suggesties bij het mailen en om afzenders te herkennen. Een contact wordt nooit vanzelf een kandidaat of contactpersoon; dat doet een gebruiker zelf.
Agenda. Afspraken die je in Qantara Recruit plant, zetten wij in de gekoppelde agenda. Als tweerichtingsverkeer aanstaat, nemen wij ook afspraken uit die agenda over in Qantara Recruit: titel, tijd, locatie, een eventuele vergaderlink en of je bezet bent, zonder beschrijving; van een privéafspraak alleen de tijd. Uit de instellingen van de mailbox nemen wij de tijdzone en, bij Microsoft, de werktijden over in je agendaprofiel. Automatische antwoorden en regels die je in Qantara Recruit beheert, blijven bij Microsoft of Google.
Meldingen. Nieuwe mail verschijnt direct in open tabbladen; daarvoor melden Microsoft en Google ons dat er iets is veranderd, of vragen wij dat regelmatig op. Zet een gebruiker pushmeldingen aan, dan sturen wij bij nieuwe mail de naam van de afzender en het onderwerp, en bij een herinnering de titel en tijd van de afspraak, versleuteld via de pushdienst van zijn browser (bijvoorbeeld van Google, Apple, Microsoft of Mozilla). Die dienst kan de inhoud niet lezen. Zo'n melding bewaren wij niet.
Bewaartermijnen.
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Inhoud van mail en bijlagen | Bewaren wij niet; die blijven in de mailbox |
| Tijdlijnregels van mail | 24 maanden na de mail. Eerder als de mailbox wordt ontkoppeld, de gebruiker de functie voor zijn mailbox uitzet, of de kandidaat of contactpersoon wordt verwijderd of geanonimiseerd |
| Kopie van het adresboek | Zolang de mailbox gekoppeld is en de synchronisatie aanstaat. Een contact dat in Outlook of Google is verwijderd, verdwijnt bij de volgende synchronisatie. Anonimiseert de klant een kandidaat, dan verwijderen wij ook de kopieën met diens gegevens en halen wij die niet opnieuw op |
| Foto van een contact uit het adresboek | Zolang de contactpersoon bestaat. Verwijdert een medewerker de foto, of wordt de contactpersoon verwijderd, dan is de foto direct weg en halen wij hem niet opnieuw op (zie ook §10) |
| Afspraken uit de gekoppelde agenda | Alleen van 90 dagen terug tot 365 dagen vooruit; wat daarbuiten valt, verwijderen wij dagelijks. Bij ontkoppelen verdwijnen ze allemaal |
| Koppelingstokens | Tot het ontkoppelen; dan verwijderen wij ze direct |
Wat wij verwijderen, kan nog tot 35 dagen in een back-up staan (zie §5). Wil je weten welke mail met jou in Qantara Recruit staat, of wil je dat die regels worden verwijderd, vraag het dan aan de organisatie waarmee je mailde, of mail naar privacy@qantara.digital.
10. Foto's en logo's bij dossiers
Een klant kan bij een kandidaat, contactpersoon, bedrijf of ander dossier een foto of logo tonen in het ronde plaatje naast de naam. Staat er geen foto of logo, dan tonen wij de initialen. De klant is verwerkingsverantwoordelijke en Qantara is verwerker.
Waar een foto of logo vandaan komt.
- Upload. Een medewerker van de klant zet een foto die de persoon zelf heeft gegeven, bijvoorbeeld in een mail of bij een gesprek, of een logo bij het dossier. Een geüploade foto gaat altijd voor.
- Website van een bedrijf. Staat bij een bedrijf een website, dan kan Qantara Recruit het logo van die website ophalen. Dat doen wij vanaf onze eigen servers in een afgeschermde omgeving. Wij gebruiken geen logodiensten van derden.
- Cv. Staat er een foto in een cv dat de kandidaat zelf heeft gestuurd, dan kan Qantara Recruit die foto voorstellen, als de klant dat aanzet. Wij halen de foto met vaste regels uit het bestand, zonder AI. Een medewerker beslist of de foto wordt overgenomen; standaard is hij niet aangevinkt.
- Adresboek. Heeft een contactpersoon een foto in het adresboek van de eigen mailbox van een medewerker, door die medewerker of door een beheerder gekoppeld (§9), dan zet Qantara Recruit die foto automatisch bij de contactpersoon. Dat doen wij alleen als het e-mailadres precies overeenkomt en alleen bij die ene contactpersoon. Nooit voor kandidaten, nooit over een geüploade foto heen en niet opnieuw nadat een medewerker de foto heeft verwijderd. Een medewerker kan de foto ook zelf ophalen vanuit het dossier. Daarna zien collega's die de contactpersoon mogen inzien de foto ook. Een beheerder van de klant kan het automatisch ophalen voor de hele organisatie uitzetten.
Foto's van kandidaten kan de klant toevoegen en tonen, tenzij de klant ze uitzet. Een foto uit het cv stellen wij alleen voor als de klant dat aanzet, en een medewerker moet hem zelf overnemen. Op selectieschermen staan nooit foto's van kandidaten.
Niet bij de selectie. Foto's van kandidaten tonen wij niet op het pipelinebord, in lijsten van sollicitaties, in shortlists en in niets wat naar een opdrachtgever gaat. Daar staan altijd initialen. Wel in het dossier van de kandidaat, de kandidatenlijst, de inbox en mail, en in zoek- en keuzelijsten.
Wie de foto ziet. Alleen gebruikers van de klant die het dossier en het veld Foto mogen zien. Een foto heeft geen openbaar adres: wij tonen hem alleen aan ingelogde gebruikers, en hun browser bewaart hem niet.
Wat wij niet doen. Wij zoeken geen foto's op internet, op LinkedIn of via diensten als Gravatar. Wij doen geen gezichtsherkenning of andere biometrie. De foto bij een dossier gaat nooit naar een AI-model en wordt nooit gebruikt om te zoeken, te filteren, te sorteren of iets over iemand te beslissen. Een gescand cv lezen wij als afbeelding om de tekst in velden te zetten; staat er een foto op die scan, dan gaat die als deel van de scan mee, maar wordt hij niet bekeken of beoordeeld.
Opslag. Van elk plaatje maken wij een nieuwe kopie zonder metagegevens, zoals locatie of camera, en die bewaren wij versleuteld in Nederland, met de bron en wie het plaatje toevoegde.
Bewaartermijnen.
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Foto of logo bij een dossier | Zolang het dossier bestaat. Eerder als een medewerker het plaatje verwijdert of als de kandidaat wordt geanonimiseerd, met de hand of via de bewaartermijnen die de klant instelt, of als de contactpersoon wordt verwijderd. Een verwijderd plaatje is direct weg; een automatisch opgehaald plaatje halen wij daarna niet opnieuw op, tenzij een medewerker daarom vraagt |
Wat wij verwijderen, kan nog tot 35 dagen in een back-up staan (zie §5). Vraag je als kandidaat een kopie van je gegevens, dan zit je foto en de herkomst ervan erbij. Wil je weten of er een foto van je in Qantara Recruit staat, of wil je dat die wordt verwijderd, vraag het dan aan de organisatie die je gegevens heeft vastgelegd, of mail naar privacy@qantara.digital.
11. Cookies
Qantara Recruit gebruikt alleen functionele cookies die nodig zijn om ingelogd te blijven, om de verificatie van je e-mailadres af te ronden en om het koppelen van een Microsoft 365-account veilig af te ronden. Wij plaatsen geen tracking- of advertentiecookies en gebruiken geen analysediensten van derden. Alleen op de pagina waarop WhatsApp wordt gekoppeld, laden wij software van Meta die het aanmeldvenster van Meta opent; Meta kan daarbij eigen cookies gebruiken, volgens het cookiebeleid van Meta. Wij gebruiken die software niet voor statistieken of advertenties.
12. Beveiliging
Je gegevens worden versleuteld verzonden (TLS). Wachtwoorden worden alleen als hash opgeslagen (Argon2id). Een nieuw wachtwoord controleren wij tegen de lijst van uitgelekte wachtwoorden van Have I Been Pwned; je wachtwoord verlaat daarbij onze server niet, alleen de eerste vijf tekens van een hash ervan. Tweestapsverificatie is voor elke organisatie standaard verplicht. Documenten, ontvangen WhatsApp-bestanden, foto's en logo's bij dossiers, MFA-geheimen en koppelingstokens zijn versleuteld opgeslagen. De gegevens van elke organisatie zijn in de database strikt gescheiden en die scheiding wordt na elke release automatisch gecontroleerd. Een logboek legt vast wie wat heeft ingezien of gewijzigd. Geheimen staan nooit in de code of in logbestanden.
13. Jouw rechten
Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of verwijderen, om een kopie te ontvangen, om de verwerking te laten beperken en om bezwaar te maken tegen verwerking op grond van ons gerechtvaardigd belang. Stuur je verzoek naar privacy@qantara.digital; wij reageren binnen een maand. Gaat je verzoek over gegevens die een klant van ons over jou heeft vastgelegd of via WhatsApp van je heeft ontvangen, dan sturen wij je verzoek door naar die klant of helpen wij de klant met de afhandeling. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
14. Wijzigingen
Wijzigen wij deze verklaring, dan krijgt ze een nieuw versienummer en een nieuwe ingangsdatum. Bij een inhoudelijke wijziging informeren wij de beheerders van elke organisatie per e-mail, ten minste 30 dagen voordat de wijziging ingaat.
WhatsApp Business: summary in English
This is a summary of section 8 for readers who do not read Dutch. It is for information only: if it differs from the Dutch text, the Dutch text applies.
- Scope and roles. An agency that uses Qantara Recruit (our customer) can connect its own WhatsApp Business number through Meta's WhatsApp Business Platform (Cloud API), in Meta's sign-up window. If an agency does not connect WhatsApp, we process no WhatsApp data for it. The agency is the controller, and Qantara processes the data only on its behalf, as its processor. WhatsApp Ireland Limited (Meta) processes the messages as the agency's processor under the agency's own terms with Meta; Meta is not Qantara's sub-processor.
- What we receive and store. The ids of the agency's WhatsApp Business Account and number, the phone number, display name, status and quality of the number, and the agency's message templates; per conversation, the person's phone number, WhatsApp ID, profile name and any opt-out; per message, the content (text and files such as documents, images and voice messages), its time and delivery status, and for sent messages which staff member sent them. Files are stored encrypted, and so is the access token. We request no data from the personal Facebook account of the person who connects.
- Purpose. Only to provide the service to the agency: to show conversations on the right candidate or contact record and in the agency's shared inbox, so its staff can reply, choose an approved template and save files. A conversation is linked automatically only when the phone number or WhatsApp ID matches exactly one candidate or contact, never by name. Contact details in a received message (a phone number, email address or LinkedIn profile link) can be suggested for the record by fixed rules, without AI; a staff member decides.
- What we never do. We do not sell or license this data, use it for advertising or marketing, share it with other customers, or use it to train AI models. No AI model reads WhatsApp messages; only a file that a staff member chooses to import as a CV goes through the CV import. Qantara Recruit never sends WhatsApp messages automatically.
- Safeguards. Citizen service numbers (BSN) and IBANs in the text of incoming messages are masked before they are stored; files are not changed. Outgoing messages that ask for a bank account number, a BSN or a copy of an ID document are blocked.
- Opting out. Send "STOP", "afmelden" or "uitschrijven" as a message on its own, or use the opt-out button, and the agency can no longer send you message templates. If you turn off marketing messages from the agency in WhatsApp, we block those too.
- Retention. Messages and files in a linked conversation: 24 months, or earlier when a staff member deletes them or the candidate is anonymised. Unlinked conversations: 30 days after the last message. Files nobody saved to a record: 28 days. Raw webhook events from Meta: 7 days. The access token is deleted when WhatsApp is disconnected. Backups expire within 35 days.
- Location and transfers. Qantara stores this data in the Netherlands. Meta may transfer data to Meta companies in the United States under the EU-U.S. Data Privacy Framework or another lawful transfer mechanism. For numbers that run only on the Cloud API, we ask Meta to keep message content in Germany (local storage); Meta may still process messages in other data centers for up to 60 minutes. This does not apply to numbers that also stay in the WhatsApp Business app.
- Disconnecting and deletion. An agency can disconnect WhatsApp at any time in Qantara Recruit (Instellingen → Koppelingen, that is Settings → Integrations) or remove Qantara in its Meta business settings; we then delete the access token at once and stop receiving and sending messages. If you were in touch with an agency on WhatsApp and want to see or delete your data, ask that agency or email privacy@qantara.digital; we pass your request on or help the agency carry it out. Agency admins can ask us at the same address to delete their organisation's WhatsApp data; we do so within 30 days.